Выездной гардероб на мероприятии – комфорт и удобство для гостей.
Друзья, с наступлением осени становится актуальным вопрос организации выездного гардероба на мероприятия, так как не все площадки располагают своим гардеробом и гардеробщиками.
В этой статье мы расскажем, что надо учесть, чтобы Ваши гости чувствовали себя комфортно и остались довольны сервисом в целом. Как рассчитать оптимальное количество номерков, площадь для размещения гардероба, количество гардеробщиков, а также как разместить большой гардероб в ограниченном пространстве, и сделать так, чтобы при одновременном приезде гостей не создавалась очередь и толкучка.
Для начала определим, что собой представляет выездной гардероб как реквизит. Как правило, это вешала, плечики и номерки. Дополнительно вы можете заказать гардеробные тумбы, стойки ограждения, зеркала, машинки для чистки обуви – всё зависит от того, насколько высокий сервис вы хотите предложить гостям и на какой бюджет рассчитываете.
Если вы знаете точное количество гостей, вам будет проще рассчитать, на сколько номерков заказывать гардероб. Но в любом случае необходимо подстраховаться и взять чуть больше – хотя бы на 10-20 номерков. Опытные подрядчики всегда предусматривают определённое количество мест «про запас», без всякой предварительной оплаты. Однако лучше обговорить этот вопрос заранее – попросите подрядчика предусмотреть определённое количество гардеробных мест свыше заказанного. Например, вы ожидаете 500 гостей, но не знаете, кто будет один, а кто приведёт с собой ещё одного гостя. Предусмотрите ещё как минимум 50 дополнительных номерков (гардеробных мест).
Для расчета площади, необходимой для установки гардероба, обычно достаточно спросить подрядчика, который предоставляет услугу выездного гардероба, он подскажет, сколько квадратных метров нужно для установки гардероба, скажем, на 1000 гостей. Менеджеры UniPersonal предпочитают сами выезжать на площадку заранее, чтобы определить на месте максимально удобное размещение гардероба. Для примерных расчетов до общения с подрядчиком мы дадим Вам несколько подсказок: площадь одного вешала – 2 кв. м., на одно двустороннее вешало помещаются около 40 единиц верхней одежды. Опять же необходимо смотреть по сезону: одно дело - плащи и куртки, совсем другое – шубы и зимние пальто. Чтобы одежда не мялась, вешаем свободно, не впритык. Весна-осень – 50-60 единиц верхней одежды, зима – 34-40 единиц. Соответственно, для 1000 гостей надо как минимум 60 вешал, необходимая площадь - 150 кв. м., с учетом проходов.
Гардеробщик встречает гостей, принимает одежду, выдаёт номерок и аккуратно и бережно размещает верхнюю одежду в гардеробе. Он фактически приветствует гостей в самом начале мероприятия, и очень важно, чтобы гардеробщик производил приятное впечатление.
Количество гардеробщиков зависит от того, как будут приезжать гости: в течение 1-2 часов к определённому времени (началу мероприятия), или на протяжении всего вечера. Чтобы не создавалась очередь, при первом варианте мы рекомендуем по 2 гардеробщика на 100 гостей. При втором варианте возможно сократить количество гардеробщиков, но всё-таки предусматривать возможный наплыв нескольких гостей одновременно, и не оставлять одного гардеробщика – это может спровоцировать недовольство гостей, так как создаётся очередь.
При выезде на площадку наш менеджер также рассчитывает схему расстановки персонала при ограниченной площади гардероба. В том случае, если гардеробщики не могут стоять за стойкой все вместе, они становятся так, чтобы сменять друг друга, поочередно принимая одежду у гостей.
Мы советуем также не забывать про такую позицию, как мешки для обуви – обычно это не входит в организацию гардероба и это также надо проговорить отдельно с подрядчиком, равно как и место для хранения обуви и других вещей (зонтиков, например), которые не относятся к верхней одежде.
Ну, и самое лучшее – обращаться по вопросу организации выездного гардероба к проверенным подрядчикам, имеющим опыт работы на разных мероприятиях – они сами вам всё расскажут и подскажут.